第一章 总 则

第一条  为了建设覆盖人民群众的、内容丰富、结构合理的国家档案资源体系，科学界定湖南省档案馆档案收集范围，根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》、《湖南省档案管理条例》和《各级各类档案馆收集档案范围的规定》，结合我省实际情况，特制定本细则。

第二条   档案收集工作贯彻科学发展、以人为本的理念，在档案行政管理部门的监督指导下，本着维护党和国家历史真实面貌，全面反映湖南发展历程，便于社会各方面利用的原则，按照收集齐全、整理规范、编目准确、移交及时的要求依法开展。

第三条   列入湖南省档案馆接收范围的单位应当加强档案资料管理，按规定时限和要求向省档案馆移交档案资料，任何单位和个人不得将属于国家所有的档案资料据为己有。

第二章 收集档案范围

第四条  湖南省档案馆依法接收下列组织机构的档案

1.中共湖南省委及其所属各部门；

2.省人民代表大会及其常设机构；

3.省政府及其所属各部门和单位；

4.省政协及其常设机构；

5.省纪委；

6.省高级人民法院、省人民检察院；

7.各民主党派湖南省委；

8.省总工会等省级人民团体；

9.省属文化、教育、卫生、体育、科研等事业单位；

10.省属国有企业；

11.经中央主管部门确定档案须由省档案馆保管的中央驻湘单位。

省档案馆接收以上机构的下属单位、派出性机构和临时机构的档案。

第五条  省档案馆收集新中国成立前，各历史时期本省党组织、革命政权、地方武装和革命群众团体、政权机关、企业事业单位、其他社会组织和著名人物的档案。

第六条  省档案馆收集本省下列重大活动、重要会议、重大事件形成的档案：

1.党和国家领导人在本省参加的重要会议、视察、考察、调查研究和工作指导等活动；

2.本省负责接待外国元首、政府首脑等高级政界人士和境外各界知名人士、友好团体等重要外事活动；

3.中共湖南省委、省人大、省政府、省政协、省纪委召开的重要会议；

4.中共湖南省委、省人大、省政府、省政协、省纪委主要负责人出国访问、考察等外事公务活动；

5.全省性重大经济、科技、文化、体育、外事、宗教活动，严重自然灾害和重大责任事故抢救处理，及其它具有重大影响或较大规模的活动。

第七条   省档案馆收集与湖南有关的散存在法人、其他组织和公民个人手中以及散失在国外的具有保存价值的纸质、声像、实物等各种载体的档案资料。

第八条   经协商同意，省档案馆收集或代存本省社会组织，重要的中外合资、集体、民营企事业单位和典型个体工商专业户，基层群众自治组织，家庭和各阶层、各行业代表人物形成的对国家和社会有保存和利用价值的档案资料。

第九条  省档案馆收集与本省有关的、经省部级以上单位认定的地方名牌、名胜等档案资料。

第十条  省档案馆收集与本省有关的下列人物的手迹、手稿、著述、信件、日记、自传、回忆录、谱牒、声像、实物等档案资料：

1. 担任过副省级以上党政领导职务或相应级别的领导人； 　　

2. 被授予中将以上军衔或担任过正军职以上领导职务的军人，获中央军委英模荣誉称号的英模人物，其他具有一定社会影响的著名军人；

3. 全国劳模、标兵、“五一”劳动奖章获得者，有突出事迹和业绩并有较大影响力的先进模范人物、技术革新能手，具有重要影响和名望的企业家；

 4. 中国科学院院士、中国工程院院士以及在某项科学技术领域有突出成就的专家、学者，国家级技术人才，国家级科学技术奖获得者；

5. 国际重大体育比赛获得奖牌的及在国内外知名度较高的运动员、教练员；

6．在国内外有重要影响、成就突出的社会活动家、文学家、艺术家、教育家、华侨、宗教界人士、革命烈士、民间艺（匠）人及其他著名人士。

 第十一条 列入进馆范围的单位和个人进馆档案门类包括：

1.文书档案；

2.科技档案；

3.专门档案；

4.声像档案；

5.实物档案；

6.电子档案及与各类纸质档案相对应的数字化副本。

 第十二条  省档案馆接收档案计划按年度分批公布。各单位应制订档案移交实施工作方案，经省档案馆同意后实施。

第十三条  省档案馆接收保管期限为永久的档案。

第十四条   省档案馆在收集档案时，同时收集反映本省经济社会发展有关的历代文献资料；反映本省民间习俗、风土人情、宗教信仰、文物古迹等方面的资料；有助于了解档案内容及其立档单位情况的各种资料，包括各种文件汇集、资料汇编、统计资料、大事记、组织机构沿革、传记、回忆录、报纸、刊物、图片、年鉴、史志、家谱、族谱等方面的资料。

第十五条  省档案馆在收集档案时，同时收集管理和利用特殊载体档案所必需的电子、音像等专用设备。

第三章 接收档案的要求

第十六条  列入省档案馆接收范围的档案，应当按规定时间向省档案馆移交：

1.省直机关、团体形成的文书档案和专门档案，应按照《湖南省档案管理条例》的规定移交；声像和实物档案一般自形成之日起满5年移交；电子档案于形成的次年9月底前移交。

2.重大活动、重要会议、重大事件形成的档案，设立临时机构的，活动结束时移交；未设立临时机构的，由组织、承办单位负责收集、整理，按有关规定办理。

3.省直机关、团体、事业单位在撤销、合并时，临时性单位在工作结束时，应移交的档案应在6个月内移交。省属企业在撤销、破产、转制、合并时，应按照《湖南省省属国有改革企业档案处置办法》的规定移交。档案人员在完成档案移交工作前不得调离原岗位。

4.部门档案馆保存的履行行政管理职能的档案，要按有关规定定期向省档案馆移交。

5.其他单位和个人档案的接收时间，可以参照党政机关档案接收时间确定，也可以协商确定。

6.已故人员的人事档案，在该人员去世后，其档案由原管理单位保存5年后移交。

7.各移交单位确因实际需要，经省档案馆同意，可以提前或延期移交。如保管条件恶劣可能导致不安全或者严重损毁的档案，经省档案馆同意，可以提前接收；专业性较强或者需要保密的档案，可以适当延长接收时间。

第十七条  列入省档案馆接收范围的档案资料，应当以全宗为单位移交。全宗内各种门类、各种载体形态的档案作为一个整体，按门类有计划分步骤地向省档案馆移交,不得割裂分散，以保持全宗的完整性。

第十八条  移交单位应严格按照国家有关标准整理档案，做到档案分类科学、排列有序、档号编制规范、检索体系完备。

第十九条  移交单位应严格按照国家有关要求建立全宗卷，编制全宗指南、案卷目录、全引目录、归档文件目录、机读目录等必备的检索工具，随同档案资料一并移交。

第二十条  省档案馆依据有关标准对进馆档案质量检查验收，合格后方可移交进馆。移交时，双方依据目录清单清点核对，同时填写档案资料交接文据。

 第二十一条  移交单位和省档案馆应当共同维护好档案移交过程中的档案安全，确保档案安全移交。

第四章 奖励与处罚

第二十二条  省档案局对在档案资料移交进馆工作中作出突出贡献的单位和个人，依据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》和《湖南省档案管理条例》的规定给予表彰和奖励。

第二十三条  对不按照本细则向省档案馆移交档案的，依照《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》、《湖南省档案管理条例》、《档案管理违法违纪行为处分规定》和《湖南省档案行政处罚裁量权基准》等有关规定予以查处。

第五章 附则

第二十四条  本细则由湖南省档案局负责解释。

第二十五条  本细则自印发之日起施行。